2007-01-22

Manfaatin Styles and Formattings di MS Word

Microsoft Word punya satu fitur keren yang di sebut Styles and Formattings.. Selain bikin format dokumen konsisten, Styles and Formattings bisa bikin struktur dokumen tertata dengan rapi (ada Heading, Paragraph, dll).. Dengan adanya struktur dokumen ini kita bisa melakukan navigasi di dukmen dengan mudah pake Document Map.. Yang paling penting, Styles and Formattings mempercepat peng-edit-an dokumen.. Kerjaan yang biasa kamu lakuin dalam waktu 30 menit, bisa selesai hanya dalam 10 menit atau bahkan lebih cepat dari itu.. Ga percaya..?? im pernah buktiin kok..

Gimana sih caranya make fitur yang satu ini..?? Ga susah kok..

OK, kita mulai dengan mencari di mana letak menu dan icon di toolbar untuk mengaktifkan Pane Styles and Formattings.. Coba kamu buka menu Format..!! pasti kau akan nemuin menu untuk mengaktifkan Pane Styles and Formattings.. Atau kalo kamu liat di toolbar ada icon yang gambarnya 2 huruf A (liat gambar)..

Gambar 1 Menu Styles and Formattings

Gambar 2 Icon Styles and Formattings di Toolbar

Coba klik salah satu, boleh dari menu Format > Styles and Formattings (Gambar 1) or dari icon Styles and Formattings di Toolbar (Gambar 2).. Di Task Pane sebelah kanan akan muncul Pane Styles and Formattings (Gambar 3)..

Gambar 3 Pane Styles and Formattings

Terus, gimana makenya..?? Ok.. im akan kasih contoh pengunaan Styles and Formattings buat bikin laporan format IPB..

Bikin Judul Bab dan Sub Judul

Pekerjaan pertama yang dilakukan setelah nyeting Page Setup adalah mulai ngetik.. Bener ga..?? Ga juga siy.. Nyiapin Styles buat dokumen kayanya lebih bijaksana daripada langsung mulai ngetik.. Tapi bukan berarti kita kudu bikin semua Styles yang mau kita pake di awal.. Kadang-kadang pas udah mulai ngetik dokumen kita perlu bikin Style baru..

Kita mulai aja dengan bikin Style buat judul bab yuk..!!

Sebelum memulai segalanya, set dulu supaya dokumenya punya format 1,5 spasi.. aranya..?? Masa gitu aja ga tau..?? Kalau udah, kita mulai bikin Style Heading 1..

Pertama-tama ketik aja judul babnya, misalnya I. PENDAHULUAN (Gambar 4.A).. Kalo Automatic Numbering-nya jalan, undo (Ctrl+Z) aja.. Setelah itu bikin tulisannya jadi Bold (Ctrl+B) dan ketengahin (Center, Ctrl+E).. Kalo bener formatnya akan keliatan kaya Gambar 4.B..

A

B

Gambar 4 im bingung harus ngasih judul apa buat gambar ini

Kalo formatnya udah sesuai, kita tinggal bikin format tadi jadi salah satu Style (Heading 1).. Caranya letakan kursor di tulisan I. PENDAHULUAN terus klik tulisan tobmbol di sebelah kanan tulisan Heading 1 di Pane Styles and Formatting (Gambar 5.A) dan pilih Update to Match Selection.. Kalo bener, Style Heading 1 akan berubah kaya Gambar 5.B

A

B

Gambar 5 sama euy, im juga bingun apa judulnya gambar ini

Hore..!! Sekarang kita udah punya satu Style..!! Jangan seneng dulu, perjuangan masih panjang, masih ada beberapa Style lagi yang harus kita buat..

Sekarang kita bikini Style buat sub judul.. Coba ketik A. Latar Belakang (jangan lupa tekan Enter) di dokumen (Gambar 6.A)..!! Kalo Automatic Numbering jalan lagi, biarin aja, emang itu kan yang kita pengen..?? Bikin jadi Bold juga, karena emang harus gitu kan..?? Kalo bener, maka formatnya akan kaya Gambar 6.B..

A

B

Gambar 6 lagi-lagi ga tau harus ngasih judul apa

Karena kamu udah tau caranya bikin format yang kita bikin jadi Style (Heading 2), maka im ga akan kasih tau lagi gimana caranya..

Bikin Style Buat Paragraf

Heading 1 dan 2 udah kita bikin.. Kalo mau bikin Heading 3, dst, ulangi aja langkah-langkah di atas.. Sekarang kita bikin Style buat paragraf.. Ada sedikit trik untuk bikin Style yang satu ini.. Letakan kursor di sebelah kanan tulisan B., lalu hapus tulisan itu dengan menekan Backspace.. Coba tekan Tab dan berharaplah Auto Left Indent-nya bekerja (ciri-cirinya ada gambar petir kecil gitu deh, ).. Kalo ga bekerja, tekan Backspace lagi terus klik Increase Indent di Toolbar.. Seharusnya posisi Left Indent akan bergeser sejajar dengan huruf L dari Latar Belakang (Gambar 7)..

Gambar 7 ga usah pake judul gambar aja ya..?!

Kerjaan kita belum selesai sampai di situ.. Biasanya awal paragraf agak sedikit masuk kan..?? Banyak orang yang memanfaatkan Tab untuk mencapai tujuan itu.. Tapi jangan coba-coba pake cara itu di sini, karena hasilnya mungkin ga seperti yang kita harapkan (silakan buktikan sendiri).. Untuk mengatasinya, kamu bisa geser First Line Indent sekitar 1,5 cm ke kanan kaya di Gambar 8.. Jangan lupa untuk set Aligment-nya jadi Justify..

Gambar 8

Kalo udah, sekarang kita akan bikin Style baru yang namanya Paragraf 1 (ingat pake f, bukan pake p ato ph, kan biar Indonesia banget)dari format yang kita bikin.. Caranya agak sedikit beda dengan yang sebelumnya.. Klik tombol New Style di Pane Styles and Formattings, terus ketik Paragaf 1 di kotak dialog yang muncul (Gambar 9)..

Gambar 9

Kita pake Styles and Formattings-nya yuk..!!

Kayanya 3 sample Styles udah cukup deh.. Kamu bisa bikin Styles lain sesuai keperluan kamu.. Caranya udah bisa kan..?? Sekarang kita coba make Styles and Formattings untuk mengatur layout dokumen..

Coba ketikin kata-kata (3 ato 4 paragraf) di bawah Latar Belakang..!! Kalo Style terakhir yang lagi aktif adalah Paragraf 1, maka secara otomatis format dokumen akan jadi Paragraf 1.. Tapi kalo ternyata Style yang aktif itu yang lain, aktifin dulu dengan mengklik tulisan Paragraf 1 di Pane Styles and Formattings.. Kalo udah telanjur ngetik dan Style yang lagi aktif bukan Paragraf 1, letakan aja kursor di bagian manapun dari paragraf yang kita buat tadi, terus klik tulisan Style Paragraf 1.. Kalo bener, dokumen kamu mungkin penampakannya akan kaya Gambar 10

Gambar 10

Tahap berikutnya bikin sub judul yang ke-2, B. Tujuan.. Sekarang coba letakan kursor di bawah paragraf dan klik Style Heading 2..!! Ajaib, tiba-tiba formatnya berubah jadi kaya A. Latar Belakang dan secara otomatis muncul huruf B.. Yang perlu kamu lakukan cuma ketikin judul di situ (Tujuan).. Sekarang tekan enter, terus klik Style Paragraf 1, terus ketik lagi kata-kata sampe 1 or 2 paragraf.. Kalo bener, dokumen kamu mungkin penampakannya akan kaya

Gambar 11

Bab Pendahuluan kita anggap selesai.. Selanjutnya kita akan bikin Bab berikutnya, Bahan dan Metode.. Masih kaya gitu kan urutannya..?? Anggap aja gitu deh..

Bab baru berarti halaman baru.. im punya sedikit trik untuk bikin halaman baru.. Tekan aja Ctrl+Enter..!! Secara otomatis kursor akan berada di halaman baru.. Ada sedikit keuntungan kalo kita pake cara ini, apapun yang terjadi di Bab sebelumnya, misalnya ditambahin beberpa paragaf, tidak akan menggoyahkan posisi Bab berikutnya.. Maksudnya dia akan tetep ada di bagian paling atas halaman, ga akan bergeser ke tengah.. Jadi ga perlu mencet enter or backspace banyak2 buat nyesuain posisinya..

Kita mulai bikin judul Bab Bahan dan Metode yuk..!! Klik Style Heading 1, lalu ketik II. BAHAN DAN METODE terakhir tekan enter..!! Setelah itu kita bikin sub judul A. Alat dan Bahan.. Caranya sama kaya yang sebelumnya.. Klik Style Heading 2 dan ………. Ups, kok hurufnya C sih, bukan A..?? Jangan takut, ada cara buat ngeganti huruf itu kok.. Dobel-klik aja huruf C-nya terus pilih Restart Numbering (Gambar 12)..!!

Gambar 12

Sekarang hurufnya jadi A lagi deh.. Silakan terusin ngetik bahan dan metodenya.. Sebenernya im masih punya trik buat bikin flowchart metode.. Tapi ga sekarang deh, nanti aja.. im ga berani janji untuk pasti ngasih tau gimana caranya.. Tapi kalo ada kesempatan im akan kasih tau deh.. Sampe di sini dulu, semoga tulisan ini bisa bermanfaat..!! Selamat ngetik..!!

1 comment:

Charity said...

Good words.